Idete organizovať event a bojíte sa, že príde málo ľudí?
Táto obava je úplne prirodzená. Nie je nič horšie, ako keď je organizácia eventu drahá a nakoniec prídu desiatky ľudí namiesto stoviek. Problém však zvyčajne nie je v evente samotnom, ale v stratégii, ako ho dostať k ľuďom.
Pozrite sa na krátku case study talkshow Moja Sloboda, kde sa nám podarilo už pri prvých eventoch zapĺňať sály v rôznych mestách Slovenska.
Situácia na začiatku
Na začiatku spolupráce mala talkshow nulovú poznateľnosť. Neexistovali žiadne sociálne siete, komunita ani publikum. Bol to úplne nový projekt. Napriek tomu sa nám za prvé štyri eventy podarilo obsadiť 1 100 miest.
Ako sme k tomu pristúpili?
Najprv sme spolu s klientkou Máriou definovali cieľové skupiny, ktoré by mohla téma talkshow zaujímať. Keďže projekt nemal žiadnu značku a rozpočet na reklamu bol obmedzený, odporučili sme zapojiť známych hostí, influencerov a osobnosti z rôznych oblastí. Tí nám pomohli dostať event k novému publiku, ktoré by sa o talkshow inak nedozvedelo.
Naša stratégia stála |  |
Kombinácia týchto faktorov umožnila rýchlo vybudovať dôveru a záujem aj pri úplne novej značke.
Výsledky
Počas prvých štyroch eventov sa nám podarilo zaplniť sály v rôznych mestách:
Námestovo: 350 ľudí
Košice: 250 ľudí
Poprad: 250 ľudí
Košice: 250 ľudí
Spolu to predstavuje 1 100 obsadených miest.
Musím sa priznať: Talkshow je úplne zadarmo.
A paradoxne to nie je vždy výhoda.
Pri bezplatných eventoch sa totiž často stáva, že ľudia si miesto rezervujú, ale nakoniec neprídu – jednoducho preto, že ich to nič nestojí. Preto naším cieľom nie je len získať rezervácie, ale zabezpečiť, aby ľudia na event aj reálne prišli.
Dôležitá je najmä komunikácia hodnoty eventu, teda jasne vysvetliť, prečo by mal človek prísť a čo si z eventu odnesie.
Okrem toho používame aj jednoduché, ale veľmi efektívne nástroje:
SMS pripomienku deň pred eventom
newsletter s informáciami o hosťoch a téme
pripomienkový e-mail pre registrovaných účastníkov
Práve kombinácia týchto krokov výrazne znižuje počet ľudí, ktorí neprídu.
Dobrá rada nad zlato: Ak nemáte vlastný systém predaja vstupeniek, použite napríklad Inviton.
Prečo? Pretože bez systému neviete merať aktuálnu obsadenosť a optimalizovať kampane podľa počtu účastníkov.
Podobnú stratégiu sme zvolili aj pre Konferenciu iMPULZ, ktorá je určená pre učiteľov, riaditeľov či pracovníkov s mládežou.
Tu bola ale iná situácia, išlo o platený event. A vďaka správne zvolenej stratégii sme od roku 2023 s predajom vstupeniek rástli.
Rok 2023: 207 účastníkov
Rok 2024: 235 účastníkov
Rok 2025: 293 účastníkov
Spolu sme teda zaplnili 735 miest.
Vo svojej podstate nejde o to, či predávate vstupné alebo robíte event zdarma.
Úspešný event nie je len o dobrej téme.
Je o správnej stratégii, kombinácii marketingových kanálov a o tom, aby sa informácia dostala k správnym ľuďom v správny čas.
Autor blogu: Dávid Maslen